Financial Supply Chain

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实现P2P自动化,提高企业绩效 很多企业,包括拜耳材料科技有限公司(BMS),都投入大量人力财力,来优化现金管理与银行业务,以实现支付交易的安全、高效与低成本。然而,要使支付操作真正达到高效率,企业还必须重视将付款文件发送给银行前的业务,确保优化支付周期的每一步。

实现P2P自动化,提高企业绩效

Michael Friede - 拜耳材料科技有限公司采购及贸易副总裁暨全球采购情报主管

很多企业,包括拜耳材料科技有限公司(BMS),都投入大量人力财力,来优化现金管理与银行业务,以实现支付交易的安全、高效与低成本。然而,要使支付操作真正达到高效率,企业还必须重视将付款文件发送给银行前的业务,确保优化支付周期的每一步。在BMS,采购部掌握整个采购到支付(P2P)流程,因此我们有机会发现哪些环节存在多余成本与效率低下,目的在于简化和优化整个流程。

挑战与机遇

2010年, 我们开展了对P2P周期内在成本的评估。我们有15,000 多家外部供应商,而且每年约有1,000 家新供应商加入。这些供应商分布在全球各地,各国的要求不同,与每一家供应商相关的风险程度不一。在企业内部,我们在西班牙、德国、南美与亚洲设有几个共享服务中心,人工成本不断上升。虽然我们使用统一的企业资源管理系统,但我们却有三种不同情况,导致每个共享服务中心采用不同的流程,造成大量的人工作业。这些人工作业依赖高度的资源投入,且容易出错,从而产生额外的成本。由于全公司有3,000 多名全职员工负责审批发票,审批工作分散且不统一。同时,为了保证整个流程的高效率,我们引进新技术,来确保我们操作的安全、高效与合规,由此也产生了技术问题。

由此分析我们发现,由于供应商基础增大、资源投入成本增加以及系统和流程缺乏消化更高交易量的能力,我们的采购到付款流程的成本每年都在增加。此外,我们也未充分利用技术基础设施的规模效益或创新机遇。

自动化与标准化

因此我们确定,个人与支付相关信息的交互越少,我们能实现的数据和流程标准化越高,我们就越能优化效率和成本效益。尤其是我们发现,最初启动付款(通过下采购订单)需要提高自动化和标准化,从而会促进支付周期进一步自动化,包括开票、审批、支付和发送支付文件。

为了实现这一目标,我们开始实施一个项目,以探索并从端到端优化整个支付周期。第一步是创建P2P流程图,以说明哪一环节需要最多的资源,从而在该环节加大投入。我们为这一项目配备了拜耳团队成员,并任命了一名项目经理全职负责该项目,为期两年。我们亦在必要时利用其它部门的业务专长,例如财务部和信息技术部。我们估计项目总成本约为50万美元,将于第一年内收回(这一目标已实现),这为项目提供了有力的商业理由。

项目的成功取决于有很大比例的采购订单,能使我们通过维持指示延续性自动化整个P2P流程。此外,我们有很大比例的电子合同,这为在整个流程纳入高品质信息提供了支持。因此,我们能开始一系列举措,包括:

企业资源管理系统标准化——尽管SAP已是我们采购部门的支柱,但我们有三种不同的设置。因此,我们精简了基础设施,以实现更高程度的自动化,降低维护成本。

在线订购——对于日常采购,例如办公用品,我们推出了在线门户网站(名为“ProCURE”),员工可浏览供应商电子目录,订购所需物品,要求直接送货。这极大地简化了采购启动操作,使我们能捕获相关数据,用于自动审批和开票。

PDF 开票——我们提升了采购订单制作和开票操作的自动化。我们尽可能地实现采购订单制作和传输操作的自动化,并鼓励供应商以标准格式发送PDF电子文件,我们再用OCR(光学字符识别)技术转换文件,以实现电子处理。

电子开票——此外,我们还推出了充分集成的电子发票和标准格式,以实现与电子数据交换系统(EDI)的直接集成,并促进与银行系统更容易的集成。

标准化审批——我们推出了内部及外部发票的标准化审批流程,以简化及加速审批。

从支票支付转移至自动结算系统(ACH)支付——我们认识到,在可能时尽量通过使用电子支付方式向供应商付款,可以降低打印、邮寄和交易成本。

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