Cash & Liquidity Management

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建立世界级支票处理能力 联合太平洋铁路公司想要自动化及优化支票处理程序。因为无法找到一家能满足其需要的第三方处理公司,公司决定将支票处理和影像工作放到公司内部来做。本文介绍了项目实施过程、所带来的好处,以及如何加强了与美银美林之间的合作关系。

建立世界级支票处理能力

Julie A. Phillips -- 联合太平洋铁路公司收益分析及会计部主任

联合太平洋铁路公司是美国主要运输公司之一。其核心企业太平洋联合铁路公司是北美最大的铁路网络,横跨23个州,覆盖美国西部三分之二地区。该公司有25,000家客户,包括轮船公司、汽车制造厂、农业公司、公用事业单位和联运公司,以及化学品制造企业,每年处理大量支票。以前,该公司将其支票处理及影像工作外包给银行,但每月近200万次的击键,费用很高。此外,联合太平洋公司有多种不同的汇款格式,这导致了支票处理的准确性及准时性问题。

公司一直以来都在寻找机会,想要提高操作效率及可靠性,并能降低成本。因此,自动化及优化支票处理提供了实现上述目标的理想方式,并能带来很高的投资回报(ROI)。

评估及决策

一开始,公司项目团队接触了多家第三方支票处理公司,但最终发现这些公司由于种种原因都没法满足他们的要求。有些情况下,这些处理公司不能满足其汇款数据多样化的要求,有些公司提供宽泛的解决方案,但一系列相关的功能却是公司不需要的,而另外一些公司则不能根据要求提供充分定制的解决方案。因此,公司项目团队开始着手研究构建内部解决方案需要些什么,以及为满足联合太平洋公司的具体要求,解决方案的定制程度。评估的结果,会计部决定,把支票处理和影像工作放到公司内部来做。

实施办法

于是,会计部和信息技术团队合作采购能满足他们各自需求的专用软件。与其他大公司不同的是,联合太平洋公司在公司内部保留了信息技术部门,该部门能对新的应用程序进行编程、安装和维护。这包括建立超过2,400种汇款资料模板,以应对公司大量操作的例外。将来,该数量还可能显著增加。同时,经常聆听反馈意见和进行修正,也确保了使用的技术符合业务要求和模板规范。

实施和推广都是有组织的工作,先有一个样办来展示概念证明,从而在团队中建立互信并树立信心。接下来是一整套解决方案的建立,以及严格的测试,并采用分阶段推广方式,先从一个锁箱开始,再推广到其他锁箱。

成功要素

能否得到资深财务主管的支持,是推动项目进展,并使项目能列入最优先考虑事项的重要因素。联合太平洋公司企业文化的一个重要元素,就是要在效率和管控方面展示最佳操作,而这个项目能让项目团队实现这个目标。

在决定将资金和资源投到这个项目中之后,必须在信息技术和会计部门之间建立信任,这样,所有参与方都有信心和承担,使公司内部支票处理和影像工具成为可行。联合太平洋公司的信息技术团队有良好声誉,在开发适合公司具体需求的解决方案方面有成功的往绩。此外,开发团队在建立光学字符识别(OCR)解决方案方面有丰富经验,也加强了可靠性和信任度。

保持团队士气、专业精神和对解决方案的熟悉是项目成功的必要因素。整个团队一直对项目给予很大支持,尤其重视内部培训,以确保会计部能从该项目得到最大好处,同时又能提供最高的透明度。构建着眼于加强流程的解决方案比实施现存的解决方案更能提高积极性,因为能提升所有感和责任感。公司配备了由会计和信息技术部门员工参与的精干的专门团队,使该项目受惠于人员配置的连续性。

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